現(xiàn)代秘書活動(dòng)的緊張性、快節(jié)奏、高壓力等特點(diǎn)，都對(duì)秘書的心理品質(zhì)提出了越來越高的要求。為此，秘書在自我發(fā)展、自我完善的過程中，要努力提高自己的智力水平，力求塑造自己的良好性格，同時(shí)還要學(xué)會(huì)自我心理調(diào)節(jié)，保持愉快健康的心理狀態(tài)，以適應(yīng)新時(shí)代秘書工作對(duì)秘書人員的新要求。

心理，實(shí)際上是人腦的機(jī)能，它包括智力和非智力因素兩個(gè)部分。智力，即人們通常所說的“聰明”程度，是人們在認(rèn)識(shí)客觀事物過程中所形成的穩(wěn)定的心理特點(diǎn)的有機(jī)綜合，它反過來又保證了人們進(jìn)行有效的認(rèn)識(shí)活動(dòng)。非智力因素又稱為“動(dòng)力”，是人們對(duì)思想和言行帶有指向、激勵(lì)或控制作用的動(dòng)機(jī)、興趣、情感、意志、氣質(zhì)、性格等個(gè)性心理品質(zhì)。

1.秘書人員的冷漠心理

冷漠心理就是對(duì)周圍一切事物，大到國家大事，小到本機(jī)關(guān)事務(wù)都漠不關(guān)心、漠然視之的一種消極心理。這種人身上自由主義嚴(yán)重，事不關(guān)己，高高掛起，明知不對(duì)，少說為佳，甚至“當(dāng)一天和尚撞一天鐘，沒有事業(yè)心，沒有責(zé)任感。有此心理的秘書還往往對(duì)自我角色的認(rèn)識(shí)存在一定偏差，產(chǎn)生清高心理。這些人員往往有一種一人之上，萬人之下的優(yōu)越感，自命不凡。對(duì)群眾的態(tài)度則表現(xiàn)為冷淡和藐視，在與群眾的工作中盛氣凌人目無他人。認(rèn)為其他人的言談舉止、行為習(xí)慣粗俗淺薄，自我驕傲，不愿意與他人接近。

2.秘書人員的卑怯心理

卑怯是妄自菲薄，缺乏自信的一種自我意識(shí)。其實(shí)質(zhì)是陷于盲目性而不能正確估計(jì)自己的一種心理狀態(tài)。有卑怯心理的秘書人員常常覺得自己一無是處，不敢大方的與他人、特別是地位高的人平等交往。他們雖然也有與人交往的強(qiáng)烈愿望，但在實(shí)際工作中則缺乏自信和勇氣，不敢進(jìn)入社交場合，唯恐受到別人的恥笑，即使參加社交活動(dòng)也會(huì)無法自制的出現(xiàn)臉紅、心跳、張皇失措的現(xiàn)象。秘書人員如果對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的性格、工作作風(fēng)、生活方式不能充分了解和領(lǐng)會(huì)，在輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作中，常常會(huì)心理緊張，害怕出現(xiàn)差錯(cuò)，長此以往就會(huì)感到悲觀和失望，對(duì)自己更加沒有自信，卑怯的心理也會(huì)越來越嚴(yán)重。

3.秘書人員的焦慮心理

焦慮是個(gè)體對(duì)環(huán)境即將出現(xiàn)的變故或需要做出的努力，在主觀上引起緊張和不愉快的期待情緒。秘書人員尤其是青年秘書往往由于工作壓力過重，遇到障礙，或自己的成績與動(dòng)機(jī)得不到及時(shí)滿足而產(chǎn)生焦急。其表現(xiàn)為：經(jīng)常疑惑憂慮，恍然有如大禍將至；經(jīng)常怨天尤人，無緣由地自憂自嘆；微不足道的小事都足以引起他的不安；遇到緊張的心理壓力時(shí)，便會(huì)慌張不知所措，喪失應(yīng)付事變的能力。在生理上則出現(xiàn)胸悶、心悸、頭昏、呼吸困難等異常感覺。

（三）記憶力

記憶力，指的是人們把感知和認(rèn)識(shí)的外界事物在頭腦中儲(chǔ)存和再現(xiàn)的能力。記憶是每一個(gè)健康人都具有的正常的心理活動(dòng)，只是強(qiáng)弱不同。做任何工作都需要記憶力，秘書工作尤其如此。秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)綜合信息、研究政策，制定決策和計(jì)劃以推行工作，沒有較強(qiáng)的記憶力根本不可能做到。盡管秘書可借助于筆記、資料、錄音，甚至是電腦來儲(chǔ)存信息，但是，以上這些不可能隨時(shí)帶在身邊備用。大量的信息、數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)、現(xiàn)象等需要用大腦來記憶，才能隨時(shí)提供領(lǐng)導(dǎo)咨詢，起到拾遺補(bǔ)缺的作用。秘書的記憶力必須具備準(zhǔn)確、快速、持久的良好品質(zhì)（即記得準(zhǔn)、快、牢）。

1、記憶的準(zhǔn)確性。它要求秘書對(duì)重要文件、講話能整句、整段甚至整篇的一字不差的記憶、回憶；對(duì)重要數(shù)據(jù)精確記憶；對(duì)重要現(xiàn)象、情況能準(zhǔn)確、全面地復(fù)述和描繪；對(duì)重要的圖書資料能記住他們的作者、出處、時(shí)間、出版單位，以便隨時(shí)查閱，而不能含混，說“大概”、“好象”、“差不多”。因?yàn)檫@些資料、數(shù)據(jù)等都有可能成為領(lǐng)導(dǎo)講話、決策的材料和依據(jù)。當(dāng)然，重要的講話、寫進(jìn)文件的資料，不能單憑記憶，而必須查對(duì)核實(shí)清楚才行。

2、記憶的快速性（敏捷性）。指的是秘書要能在短時(shí)間內(nèi)把聽到的講話、看到的材料和迅速變化的情況即時(shí)記住，并能在短時(shí)間內(nèi)或在需要使用時(shí)迅速回憶起來。這就是通常所講的“強(qiáng)記”功夫。這是秘書工作特性對(duì)秘書的要求。有些重要的文件資料不可能長期留在秘書手中，有些重要的領(lǐng)導(dǎo)講話和突發(fā)性的情況更是轉(zhuǎn)瞬即逝，需要秘書抓住時(shí)機(jī)，集中注意力，在閱讀或觀察的同時(shí)，快速的加強(qiáng)記憶。

3、記憶的持久性。指的是某些重要的、具有歷史價(jià)值的資料、情況需要秘書較長時(shí)間保留在記憶庫里。這就要求你經(jīng)常的回憶、復(fù)習(xí)這些被記憶的材料，以加深印象。有時(shí)，重復(fù)、回憶以往的記憶，會(huì)有新的體會(huì)、新的發(fā)現(xiàn)，即所謂的“溫故而知新”。當(dāng)然，需要長期甚至終身記憶的材料很少見，大部分材料都具有時(shí)間性，只是需要記憶的時(shí)間長短不一而已。秘書的記憶通常處于不斷的更新狀態(tài)。即一部分失去價(jià)值的材料，秘書要善于忘卻，同時(shí)要隨時(shí)補(bǔ)充需要記憶的材料。記憶的持久性是相對(duì)而言。 

秘書要增強(qiáng)記憶，主要靠有意識(shí)的記憶，即對(duì)需要記憶的對(duì)象在初次接觸時(shí)就集中注意力觀察、體驗(yàn)或閱讀、理解以加深印象，過后短時(shí)間內(nèi)再重復(fù)、回憶以加強(qiáng)記憶。具體的技術(shù)性方法有：對(duì)人物形象可用特征記憶法、情景（背景）記憶法、比較記憶法；對(duì)姓名，可用諧音記憶法、默念記憶法；對(duì)文件資料可反復(fù)閱讀強(qiáng)化記憶法；對(duì)事物可用細(xì)節(jié)記憶法，時(shí)、地、人三因素結(jié)合記憶法，聯(lián)想記憶法；對(duì)書本知識(shí)可用復(fù)述記憶法、提綱記憶法、圖表記憶法、交叉穿插記憶法等。當(dāng)然，秘書人員不能單憑腦力記憶，還應(yīng)輔之以更可靠的文字記錄、機(jī)器記錄。秘書人員應(yīng)隨時(shí)攜帶備忘錄（筆記本），養(yǎng)成重要材料隨手、隨時(shí)記錄的習(xí)慣。

（四）秘書的想象力。

想象力指的是人腦對(duì)已有的形象進(jìn)行加工、制造從而塑造出假想的新型象的能力。

一般說來，秘書工作的對(duì)象總是客觀的、實(shí)際的、具體的，似乎不需要什么想象力。其實(shí)不然，秘書工作者要使自己的工作富于創(chuàng)造性、開拓性，做到超前服務(wù)，同樣需要施展想象力。如：秘書參與制訂一項(xiàng)地區(qū)發(fā)展遠(yuǎn)景規(guī)劃，就需要把文字、圖表、數(shù)據(jù)以及畫在紙上的圖紙，通過豐富的想象描繪出一副美麗的、色彩斑斕的藍(lán)圖。只有加上豐富的想象，制訂出的規(guī)劃才能充滿激情和豪情，起到激勵(lì)人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)它而奮斗的決心和信心。又如起草一份文件，也需一點(diǎn)想象力，想象會(huì)議因?yàn)槟愕奈母宥鴪A滿結(jié)束和報(bào)告發(fā)表后所起的積極推動(dòng)作用，秘書才不至于對(duì)眼前的工作感到枯燥和乏味。

秘書的想象力應(yīng)具備以下特征：

1、想象的現(xiàn)實(shí)性。秘書發(fā)揮想象力不像詩人或作家，可以神思飛揚(yáng)、任意馳騁，而是要根于現(xiàn)實(shí)，在現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行高于現(xiàn)實(shí)、遠(yuǎn)于現(xiàn)實(shí)的想象。即秘書的想象力是從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，想象出可能達(dá)到的前景或美景，而不是遠(yuǎn)離現(xiàn)實(shí)、超越現(xiàn)實(shí)的、主觀的、浪漫主義的想象。因?yàn)槊貢鴮懽鞴奈母瀹吘共皇沁M(jìn)行小說、詩歌的創(chuàng)作，秘書制作規(guī)劃，也不同于畫家做畫，秘書想象的事物也畢竟不是理想中的事物，而是經(jīng)過努力后不久可能實(shí)現(xiàn)的或必能實(shí)現(xiàn)的事物。

2、想象的科學(xué)性。秘書的想象力必須以科學(xué)為依據(jù)，以掌握的現(xiàn)代科技信息去想象、推斷未來。從這個(gè)角度看，秘書想象力的特征不同于藝術(shù)家，而更多的類似于科學(xué)家。秘書的想象力能從以知的事物，依據(jù)事物發(fā)展的自身規(guī)律，想象推斷出即將出現(xiàn)的新事物或事物發(fā)展的新階段、新面貌。

3、想象的豐富性。秘書的想象力不應(yīng)是貧乏的、孤立的，而應(yīng)是豐富的。從宏觀上說，世界的、國家的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、生活前景；從微觀上說，地區(qū)的、本單位的、辦公室的環(huán)境的改變，都可在現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上和科學(xué)的指導(dǎo)下進(jìn)行預(yù)測和想象?？梢哉f，缺乏想象力的秘書不可能是一個(gè)創(chuàng)造型、開拓型的秘書。

你的想象力如何？補(bǔ)充材料。

（五）思維力

思維力，是人對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)能力，它以觀察、注意、記憶、想象為基礎(chǔ)，又將之綜合和深化。思維力可以說是人的智力的最高表現(xiàn)，也是秘書智力活動(dòng)的基本方法。人的思維外有深刻或膚淺、廣闊或狹隘、靈活或呆板、清晰或紊亂、獨(dú)立或因循、縝密或粗俗之分。作為秘書人員應(yīng)注意培養(yǎng)和鍛煉自己的思維能力，使思維敏捷、縝密、合乎邏輯，使思維具有廣度、深度和批判性。

思維力應(yīng)具備以下特征：

1、思維的敏捷性。即指人能在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)客觀事物進(jìn)行認(rèn)識(shí)，了解其表象和特征，了解其外部和內(nèi)在的聯(lián)系，迅速地進(jìn)行分析和綜合，做出判斷和推理。如秘書草擬文稿，需要才思敏捷，能迅速地把掌握的大量材料進(jìn)行分類、甄別、選擇，形成符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的觀點(diǎn)；然后能較快地進(jìn)行構(gòu)思，用簡潔凝練的語言文字加以表述。又如，秘書接待來客，應(yīng)迅速地檢查來訪者的身份證件，問明來意然后及時(shí)地判斷，做出妥善地安排處理，或介紹到有關(guān)部門，或引見某一領(lǐng)導(dǎo)，或婉言謝絕。

思維的敏捷性是以敏銳的觀察、較強(qiáng)的記憶、豐富的經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)的。同時(shí)，思維的敏捷性還表現(xiàn)在善于抓住稍縱即逝的時(shí)機(jī)，以及一時(shí)間萌發(fā)出來的靈感。

2、思維的邏輯性。其表現(xiàn)在：秘書對(duì)客觀事物的認(rèn)識(shí)一開始就要掌握準(zhǔn)確的概念，并善于做出正確的判斷和科學(xué)的分析、推理，而不能概念不清、判斷不當(dāng)或推理混亂。比如：個(gè)別性的前提不能得出一般性的結(jié)論；或然性的前提或偶然性的前提不能得出必然性的結(jié)論。推理應(yīng)盡量少用簡單的類比，而應(yīng)多用綜合性的歸納，適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用演繹推理。

3、思維的多向性。即思維時(shí)要多角度、多方面而不能局限于一個(gè)角度、一個(gè)方向?？陀^事物本身是復(fù)雜的、相互聯(lián)系的、相互制約的，由矛盾的多方面組成和決定其發(fā)展變化的。秘書呀襖善于多角度、多方面地認(rèn)識(shí)思考才能抓住事物的本質(zhì)和規(guī)律。如：我國今后的發(fā)展，總體看是經(jīng)濟(jì)發(fā)展問題，但經(jīng)濟(jì)要高速發(fā)展又涉及到政治體制改革、計(jì)劃生育與人口、科技發(fā)展、教育改革、生態(tài)環(huán)境保護(hù)等一系列問題。秘書只有認(rèn)識(shí)到這些方方面面的聯(lián)系，才能幫助領(lǐng)導(dǎo)制訂出全面科學(xué)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃來。

多向性思維還包括側(cè)向思維和反向思維。側(cè)向思維即人們通常所說的“左思右想”，能運(yùn)用相關(guān)的材料與主題相聯(lián)系、比較而得出新的結(jié)論，或者說是“旁敲側(cè)擊”、“觸類旁通”。反向思維指的是：有時(shí)，思維需要擺脫傳統(tǒng)的思維方向，循著相反的路線才能走出困境，即逆向思維，反其道而行之。如通常由原因推出結(jié)果，也可以由結(jié)果推斷出原因。又如，討論問題時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者考慮成功的因素多一些，秘書就應(yīng)該提出失敗的可能多一些。秘書的思維是領(lǐng)導(dǎo)思維的補(bǔ)充，而不能一味地跟著領(lǐng)導(dǎo)的思維方向走。

此外，秘書的思維還應(yīng)具備批判性。批判性指的是秘書對(duì)任何對(duì)象都要問一個(gè)“為什么”，在根據(jù)實(shí)事求是的科學(xué)思維之后，敢于對(duì)一切陳舊的觀念、一切不合理的現(xiàn)象、規(guī)章制度等提出批判、否定的意見。秘書行為上的奉公守法絕不應(yīng)該導(dǎo)致思維上的因循守舊（有世界發(fā)展的新舊交替、新陳代謝所決定）。秘書的思維一定要跟上時(shí)代的發(fā)展，能從保守的框框中解放出來。

多向性思維是批判性思維乃至秘書進(jìn)行創(chuàng)造性思維的基礎(chǔ)，是要成為一個(gè)創(chuàng)造型、開拓型優(yōu)秀秘書必要條件。它要求秘書人員有強(qiáng)烈的求知欲，掌握豐富的知識(shí)，并掌握唯物辯證法的認(rèn)識(shí)武器，勇于實(shí)踐、勤于思考，并在不斷的實(shí)踐中培養(yǎng)提高思維能力，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的智囊。

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