首先，要創(chuàng)建一個工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個方面：

1、邀請的貴賓及確認(rèn)其成行；

2.舞臺設(shè)計、場地搭建、燈光音響布置的完成；

3.文書工作、會議資料的準(zhǔn)備；

4.房間分配表；

5.用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡）；

6.交通安排；

7.各項工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；

8.支付各項定金的時間表；

9.表演者的邀請及確認(rèn)；

10.禮品、胸花、指示牌、胸卡；

11.會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。

在檢查準(zhǔn)備工作的時候，關(guān)鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動進(jìn)行過程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網(wǎng)費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的?？偨Y(jié)報告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對會務(wù)代理的服務(wù)評價、不足和建議。

會議接待流程

一.會前：

1.與我社洽談

2.提供會議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會

議預(yù)案書給會議方

3.確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

二.會中

1.會議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺

放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2.會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。

3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。

5.會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。

6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點等確認(rèn)。

7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認(rèn)。

8.會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三.會后

1.結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。

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