會場的科學管理主要包括以下環(huán)節(jié)：

1、會前檢查會場。發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

2、簽到。簽到方法主要有以下幾種：

（1）小型日常會議由會議秘書工作人員代為簽到。

（2）大中型會議一般采用證件簽到。

（3）富有紀念意義的會議可采取簿式簽到方法。

（4）有條件的可以采用名片簽到方法。

（5）電子自動簽到機簽到。

3、引導就座。

4、分發(fā)文件。

5、制止無關人員進入會場。

6、內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。

7、處理交辦事項。

8、會后檢查會場。

這里重點談談會議記錄問題。會議記錄是一種實用文體，是由負責記錄的人員對會議進行情況及會上發(fā)言和決定事項所作的記載。它是會議情況的真實反映。

1、會議記錄的要求。

會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。記錄人員應當有高度的政治責任心，以嚴肅認真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

2、會議記錄的格式。

（1）會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。

（2）會議內(nèi)容：由會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等組成。會議記錄的結尾沒有固有程式，標?quot;散會"、"結束"、"完"等均可。

3、會議記錄使用的工具。

會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標有"da"（"檔案的拼音字頭）標記。

4、會議記錄的技巧。

一般說來，有四條：一快、二要、三某某、四代。

一快，即書寫運筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。

二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。

三某某，即在記錄中正確使用某某略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。某某略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，某某略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，某某略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。

四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應按規(guī)范要求辦理。

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