第一、要明確需要做些什么工作？

會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開(kāi)會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。

第二、清楚誰(shuí)來(lái)籌劃會(huì)議？從秘書到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過(guò)有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無(wú)論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

會(huì)議籌劃者的職責(zé)。作為籌劃者要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作，應(yīng)注意：善于與人共事；善于注意小節(jié)；善于解決問(wèn)題；善于與人協(xié)商；能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜；能夠安排恰倒好處的菜單；能妥善接待貴賓和外國(guó)客人；熟知各種禮儀；行事果斷、執(zhí)著。

會(huì)議籌劃者的任務(wù)：主要任務(wù)包括制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)；制定會(huì)議議程；了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況；選擇或提議合適的場(chǎng)所；檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；安排交通事宜；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排；視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施；與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（旅行社等）；同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。

第三、在你籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見(jiàn)相符，你就可以做下一步的籌劃了：預(yù)計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期；會(huì)議預(yù)計(jì)召開(kāi)幾天；打算在什么地方召開(kāi)會(huì)議；會(huì)議形式或程序是什么；需要多大的場(chǎng)地；將有多少人到會(huì)；會(huì)議預(yù)算是多少；打算選用什么級(jí)別的酒店和設(shè)施；打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什么；誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函；會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎？會(huì)議的發(fā)言人有哪些？會(huì)議需要什么樣的視聽(tīng)設(shè)備；需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次；與會(huì)者可以攜帶家屬嗎？打算為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)嗎？打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？是否打算為與會(huì)者的家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？

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