第一節(jié) 公文概述

什么是公文?公文是公務文書的簡稱，它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規(guī)定格式制作的書面材料。

公文是黨組織、國家機關、企業(yè)、事業(yè)、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經(jīng)濟活動等公務活動中的產(chǎn)物;公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。

公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。

寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規(guī)、法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質量，使公文發(fā)揮它的特殊的功用。

根據(jù)國務院辦公廳1993年11月發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定，我國現(xiàn)行的國家行政機關公文分12類13種：①命令(令);②議案;③決定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通報;⑧報告;⑨請示; 10 批復; 11 函; 12 會議紀要。 根據(jù)中央中央辦公廳1996年5月印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》規(guī)定，我國現(xiàn)行的各級黨的機關公文有14種：①決議;②決定;③指示;④意見;⑤通知;⑥通報;⑦公報;⑧報告;⑨請示; 10 批復; 11 條例; 12 規(guī)定; 13 函; 14 會議紀要。

以上兩個文件是黨政機關公文制發(fā)的依據(jù)，同時也成為企事業(yè)單位、社會團體、行業(yè)等選擇通用公文文種的依據(jù)。當然一些專職機關，如軍事、外交、經(jīng)濟、法律等的機構另有一些專用公文。

公文的處理程序一般包括：①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審核、簽發(fā);⑥編號、印發(fā);⑦立卷(歸檔);⑧銷毀。與寫作有直接關系的是擬稿。

二、公文的格式與要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有規(guī)定的格式，公文要按規(guī)定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。

公文的格式要素一般包括：

(一)發(fā)文機關(版頭)

發(fā)文機關即公文的作者，發(fā)文機關應寫機關全稱或規(guī)范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個機關聯(lián)合行文，應將主辦機關排列在前。

版頭是發(fā)文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：

1、由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

2、由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委員會(函)”。

3、印有發(fā)文機關全稱的公函紙，作為版頭。

至于幾個機關聯(lián)合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機關的版頭。

(二)公文份號 〖HT〗公文份號是同一公文印制若干份時每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數(shù)字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。

(三)秘密等級 〖HT〗公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發(fā)文機關依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”，“★”前標密級，后標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、10年認定。

(四)緊急程度

緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。 更多相關的文章請參考免費公文寫作范文網(wǎng)
(五)發(fā)文字號 〖HT〗發(fā)文字號是指發(fā)文機關編制的公文代號，簡稱文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發(fā)的第12號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕12號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標題右上側。幾個機關聯(lián)合發(fā)文，一般只標明主辦機關發(fā)文字號。

(六)簽發(fā)人簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā);二是報送上級機關的請示、報告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號的右側：“簽發(fā)人：×××”。為使公文顯得對稱，發(fā)文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發(fā)。

(七)標題

公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區(qū)別標志。如一份公文沒有版頭，標題置于公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標題由發(fā)文機關名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務院關于加強血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務院”是發(fā)文機關;“關于加強血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關于”和表達主要內(nèi)容的詞組組成介詞結構。

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