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會(huì)務(wù)保障制度

第一章 會(huì)議基本知識(shí)

會(huì)議的概念與構(gòu)成要素

一、會(huì)議的概念

會(huì)議，是指在遵守一定國(guó)家法律和遵循一定會(huì)議規(guī)則的前提下，圍繞一定的議題，3個(gè)人以上（包括3個(gè)人）在一起共同商討（商議）問(wèn)題，以便達(dá)到或互通情況，或交流思想，或得出結(jié)論，或達(dá)成協(xié)議，或作出決議（決定）等有目的、有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的集會(huì)。

這個(gè)概念內(nèi)涵比較豐富，有6個(gè)方面的內(nèi)容：一是會(huì)議的召開(kāi)必須合法（或合乎一定的會(huì)議規(guī)則），二是會(huì)議必須有一定得議題，三是會(huì)議必須有一個(gè)最低人數(shù)臨界點(diǎn)，四是與會(huì)人員有平等地發(fā)表意見(jiàn)的機(jī)會(huì)，五是會(huì)議的目的（有多種目的），六是要有組織有領(lǐng)導(dǎo)的舉行會(huì)議。以上6個(gè)方面正是會(huì)議的基本特征和基本特點(diǎn)。

二、會(huì)議的構(gòu)成要素

任何一個(gè)會(huì)議，都是由一定的要素構(gòu)成的，缺少某些要素，就不成會(huì)議。

（一）會(huì)議要素分類(lèi)

1、形式要素

會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、與會(huì)人員、會(huì)議方式。

2、內(nèi)容要素

會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)果、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。

3、財(cái)務(wù)要素

會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

（二）最基本的會(huì)議要素

在各要素中，與會(huì)者、主持人、議題、名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)是最基本的要素，其中又以會(huì)議議題為核心。因?yàn)樽h題決定與會(huì)人員、會(huì)議、會(huì)所及程序等其他要素。

三、會(huì)議的特征

（一）目的性

（二）群體溝通性

（三）組織計(jì)劃性

（四）交流方式多樣性

四、會(huì)議的分類(lèi)

按照會(huì)議的性質(zhì)劃分

1、大會(huì)

2、專(zhuān)業(yè)性會(huì)議

3、代表大會(huì)

4、論壇

5、專(zhuān)家學(xué)術(shù)研討會(huì)

6、講座

7、研討會(huì)、討論會(huì)

8、小組討論會(huì)

9、專(zhuān)家討論會(huì)

10、展覽會(huì)

11、展示會(huì)

12、會(huì)議

五、會(huì)議的工作原則

1、必要性

2、目標(biāo)性

3、高效性

4、節(jié)儉性

第二章 會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容

會(huì)務(wù)工作就是會(huì)務(wù)人員為開(kāi)好會(huì)議而進(jìn)行的各種具體事務(wù)性工作。會(huì)務(wù)工作有廣義和狹義之分。廣義的會(huì)務(wù)工作包括會(huì)務(wù)人員在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后所從事的一切工作。狹義的會(huì)務(wù)工作僅僅是指和會(huì)議生活有關(guān)的事務(wù)性工作，通常包括購(gòu)買(mǎi)會(huì)議用品、布置會(huì)場(chǎng)、會(huì)議接待、與會(huì)者的食宿的安排、會(huì)議用車(chē)的調(diào)配、會(huì)議醫(yī)療保健、文化娛樂(lè)和會(huì)議用品的清退等。

會(huì)務(wù)工作的總?cè)蝿?wù)是：會(huì)前，要認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好會(huì)議的籌備工作；會(huì)間，要嚴(yán)密、準(zhǔn)確地組織好各項(xiàng)活動(dòng)，熱情周到地搞好服務(wù)工作；會(huì)后，要妥善地處理好有關(guān)事宜。

會(huì)務(wù)人員服飾儀容禮儀

一、儀表儀容的含義

儀表即人的外表，包括容貌、姿態(tài)、服飾3個(gè)方面。儀表美是對(duì)一個(gè)人全方位的評(píng)價(jià)，是形體美、服飾美、發(fā)型美的有機(jī)綜合。儀容主要是指人的容貌。儀容儀表是一個(gè)人精神面貌的外觀體現(xiàn)，它與一個(gè)人的道德修養(yǎng)、文化水平、審美情趣和文化程度有著密切的關(guān)系，是人際交往中一個(gè)不可

忽視的因素。

儀表禮儀包括：(1)衛(wèi)生

(2)服飾

(3)言談（禮貌用語(yǔ)）

(4)談話(huà)姿勢(shì)（站姿，坐姿，走姿）

著裝的TPO原則：(1)與時(shí)間相適應(yīng)

(2)與地點(diǎn)相適應(yīng)

(3)與場(chǎng)合相適應(yīng)

言談舉止禮儀

1、禮貌用語(yǔ)的基本要求：(1)態(tài)度誠(chéng)懇、親切

(2)用語(yǔ)謙遜、文雅

(3)聲音大小適當(dāng)，語(yǔ)調(diào)平和沉穩(wěn)

2、文明舉止：(1)手勢(shì)

(2)微笑

(3)站相和坐相

會(huì)議服務(wù)人員禮儀是行業(yè)的從業(yè)人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)和應(yīng)遵守的行為規(guī)范。主要是會(huì)務(wù)服務(wù)和接待，如何樹(shù)立強(qiáng)烈的會(huì)議服務(wù)意識(shí)，始終保持一個(gè)良好的與會(huì)議環(huán)境，進(jìn)一步增強(qiáng)了會(huì)議服務(wù)意識(shí)，始終保持一個(gè)良好的與會(huì)環(huán)境，進(jìn)一步增強(qiáng)了與會(huì)人員對(duì)我們會(huì)議室的滿(mǎn)意程度，要努力發(fā)揚(yáng)單位服務(wù)文化，不好的一面就要積極改正。

會(huì)議服務(wù)人員禮儀行為規(guī)范著裝要求：

1、衣著應(yīng)以穩(wěn)重大方，整齊清爽，干凈利落為基本原則。

2、服裝要求得體、協(xié)調(diào)、整潔、悅目。

3、上衣和褲子、領(lǐng)帶、手帕、襪子、鞋子等最好能相配，服裝大小合身，符合季節(jié)。

4、衣服要熨平，皮鞋要擦亮。

5、男士穿長(zhǎng)褲，不可穿露趾鞋或涼鞋，不可不穿襪子。

6、女士要化淡妝，勿戴過(guò)多飾品，辦公室女士穿裙子應(yīng)同時(shí)穿過(guò)膝的長(zhǎng)襪，不宜穿領(lǐng)口低的衣服，超短裙或皮短裙。

7、個(gè)人衛(wèi)生：男士不留長(zhǎng)發(fā)長(zhǎng)須，女士不化濃妝，著裝整潔得體。

8、注意口腔衛(wèi)生，與人交流時(shí)口腔中不應(yīng)有異味或口中含有異物。

9、與人交談時(shí)要誠(chéng)意，熱情，語(yǔ)言流利，準(zhǔn)確；除了來(lái)訪(fǎng)者是同鄉(xiāng)或其他及其特殊情況下可以使用方言外，一律講普通話(huà)。與人交談時(shí)切勿用手或手中握的物件指向別人。

10、交談中善于傾聽(tīng)，不要隨便打斷別人，或東張西望；勿魯莽提問(wèn)，或問(wèn)及他人隱私，避免賣(mài)弄機(jī)智和學(xué)識(shí)，不要言語(yǔ)糾纏不休或語(yǔ)帶譏諷；更勿目無(wú)他人，出言不遜。

會(huì)議服務(wù)人員禮儀舉止、行為

1、服務(wù)時(shí)，應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)，精力充沛，精神飽滿(mǎn)，樂(lè)觀進(jìn)取。

2、對(duì)與會(huì)者或同事要有熱情，對(duì)工作處理要保持頭腦冷靜，微笑可以使別人忘記煩惱，留給別人良好的第一印象。

3、熱情誠(chéng)懇地對(duì)待與會(huì)者，不以貌取人。應(yīng)在事先定好的會(huì)議時(shí)間內(nèi)等候，若賓客提前到來(lái)，有報(bào)紙或者刊物等，可以給對(duì)方先閱讀。

4、未經(jīng)與會(huì)者或他人許可，不得翻閱他人的物品。

5、開(kāi)關(guān)門(mén)窗應(yīng)小心，避免動(dòng)作幅度過(guò)大。

6、墻上勿隨意釘勾和懸掛物品，張貼物應(yīng)整齊、美觀。

7、會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)保持整潔、無(wú)污染，桌面和桌下請(qǐng)勿放置雜物。

8、會(huì)議場(chǎng)所工作時(shí)間內(nèi)，禁止吸煙，除了來(lái)者有特殊要求外。

9、見(jiàn)到賓客，要主動(dòng)招呼，不能視而不見(jiàn)。與賓客相遇要點(diǎn)頭致意并主動(dòng)讓路，不能與賓客搶道并行；如有急事要超過(guò)前面行走的賓客，要先致歉，然后加快步伐超越。

10、會(huì)議期間不準(zhǔn)接打私人電話(huà)，不準(zhǔn)嚼口香糖，必要時(shí)可以漱口。

11、喝水時(shí)要在賓客看不到的地方，盡量背身。

12、必須保持站立站直，不得依靠它物，在賓客活動(dòng)區(qū)域任何時(shí)候服務(wù)員都不得坐在椅子上。

13、行走時(shí)注意不要撞賓客椅背，以免打擾賓客。

14、在會(huì)場(chǎng)內(nèi)不得跑步，應(yīng)用輕快地步伐，堅(jiān)持三輕。（輕拿，輕放，輕聲）

15、不準(zhǔn)粗言穢語(yǔ)譏諷賓客或?qū)e客不理不睬，當(dāng)賓客對(duì)某項(xiàng)保障提出疑問(wèn)或者認(rèn)為事情做的不對(duì)時(shí)，不要與之爭(zhēng)辯，盡量解釋清楚，必要時(shí)請(qǐng)主管出面解決。

16、當(dāng)賓客和上級(jí)經(jīng)過(guò)時(shí)，應(yīng)點(diǎn)頭致意或問(wèn)好。

17、凡在通道中遇到賓客或領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)站在旁邊讓路，不要與賓客或領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)路。注意右側(cè)通行。

18、遵守單位管理規(guī)定，愛(ài)護(hù)公物。

會(huì)議禮儀是服務(wù)員和賓客建立良好關(guān)系、留下深刻印象的重要工具和途徑。語(yǔ)言和思維的物質(zhì)外殼，它體現(xiàn)服務(wù)員的精神涵養(yǎng)，態(tài)度性格，賓客能夠感受到的最值得肯定的服務(wù)本領(lǐng)。這就需要服務(wù)員具有敏銳的觀察能力，并把這種潛在的需求變?yōu)榧皶r(shí)的實(shí)在服務(wù)。

第三章 會(huì)務(wù)接待服務(wù)規(guī)范

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1、對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查，保潔。

（1）確認(rèn)會(huì)議室音響、燈具等設(shè)備的完好，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)向相關(guān)部門(mén)報(bào)修，保證會(huì)議使用。

（2）做好會(huì)議室的保潔、整理，達(dá)到《會(huì)議服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)》的要求。

2、按會(huì)議要求，準(zhǔn)備合格的會(huì)議用品，在開(kāi)會(huì)半小時(shí)前準(zhǔn)備好開(kāi)水、茶葉、小方巾和會(huì)議桌上的紙、筆。(具體視情況而定)

3、根據(jù)會(huì)議要求進(jìn)行擺臺(tái)，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行通風(fēng)和氣味處置。

4、準(zhǔn)備工作結(jié)束后，進(jìn)行會(huì)前的全面保潔和安全檢查情會(huì)議主辦單位確認(rèn)。

5、關(guān)閉會(huì)議空調(diào)，關(guān)閉會(huì)議室門(mén)。

二、會(huì)中服務(wù)與會(huì)后清場(chǎng)

根據(jù)《會(huì)議服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)》，進(jìn)行會(huì)中服務(wù)和會(huì)后清場(chǎng)，并對(duì)以下會(huì)議服務(wù)情況進(jìn)行檢查

1、人員儀表：保持個(gè)人衛(wèi)生，常修指甲，頭發(fā)梳洗干凈，整齊，不染發(fā)；化淡妝，不濃妝艷抹，手上飾物盡量少帶。

2、準(zhǔn)備工作：會(huì)前一小時(shí)再次進(jìn)行核對(duì)，并將前一天中無(wú)法準(zhǔn)備的物品補(bǔ)齊（如開(kāi)水等），打開(kāi)會(huì)議廳（室）→調(diào)整小環(huán)境（空調(diào)、燈光、氣味等）→檢查擺臺(tái)、物品準(zhǔn)備保潔→準(zhǔn)備開(kāi)水、茶包、毛巾等。

3、人員到崗：會(huì)場(chǎng)管理員應(yīng)在會(huì)議前一小時(shí)到崗，對(duì)服務(wù)工作及程序向會(huì)議服務(wù)員作出明確的分工，講明注意事項(xiàng)，然后對(duì)會(huì)議要求事項(xiàng)做最后檢查（包括會(huì)場(chǎng)布置、主席臺(tái)布置、簽到桌、鮮花、指示牌、進(jìn)出路線(xiàn)、環(huán)境衛(wèi)生等情況）。

4、迎送服務(wù)：會(huì)議服務(wù)員應(yīng)在會(huì)前一小時(shí)按要求著工作服上崗，站在會(huì)場(chǎng)入口顯要位置，臉帶微笑，指引客人進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)

1、會(huì)場(chǎng)管理員應(yīng)在會(huì)議主辦方負(fù)責(zé)人到來(lái)時(shí)，主動(dòng)上前與其進(jìn)行聯(lián)系，問(wèn)清會(huì)議是否有其他要求，并加以落實(shí)。

2、如無(wú)特殊情況，服務(wù)員應(yīng)在客人落座后倒水。大型會(huì)議中，服務(wù)員也可在會(huì)前10分鐘將主場(chǎng)茶水倒?jié)M，會(huì)議開(kāi)始后每隔10-15分鐘對(duì)主場(chǎng)進(jìn)行續(xù)水，并做好續(xù)水時(shí)間記錄，會(huì)議時(shí)間超過(guò)1小時(shí)更換一次小毛巾。

3、會(huì)議服務(wù)員在會(huì)議開(kāi)始后將會(huì)場(chǎng)門(mén)關(guān)上，站在會(huì)場(chǎng)一角觀察會(huì)議進(jìn)展，對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行及時(shí)處理，必要時(shí)先匯報(bào)會(huì)場(chǎng)管理員，在進(jìn)行處理。

4、會(huì)議結(jié)束，服務(wù)員應(yīng)立即打開(kāi)會(huì)場(chǎng)大門(mén)，在門(mén)外站立，微笑送客。

會(huì)后清場(chǎng)

1、檢查會(huì)議廳（室）是否有客人遺失的物品，如有遺失應(yīng)立即還送給客人，如未能及時(shí)送還，應(yīng)上繳給會(huì)場(chǎng)辦公室妥善管理，做好記錄，同時(shí)立即通知會(huì)議主辦單位。

2、檢查會(huì)議室及相關(guān)的物品是否有缺失或損壞，及時(shí)報(bào)告會(huì)場(chǎng)管理員，協(xié)助追補(bǔ)損失，做好記錄。

3、物品歸還，清理租借、調(diào)用的物品，檢查有無(wú)缺失或損壞，清潔后歸還，做好相應(yīng)記錄。

4、清場(chǎng)保潔：回收可重復(fù)使用的會(huì)議用品，清點(diǎn)數(shù)量并記錄，清潔桌椅、地面等，將座牌、桌椅等歸位。

5、關(guān)閉會(huì)議廳（室）：包括音響、空調(diào)、燈光、門(mén)。

三、對(duì)上述各項(xiàng)工作實(shí)行檢查制度

1、一般小型會(huì)議由會(huì)議服務(wù)人員自查，對(duì)照會(huì)議要求，落實(shí)服務(wù)細(xì)節(jié)，會(huì)場(chǎng)管理員全面檢查，協(xié)調(diào)服務(wù)環(huán)節(jié)，跟蹤客人的服務(wù)要求，落實(shí)服務(wù)細(xì)節(jié)，后保中心領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)布置，設(shè)備情況，服務(wù)程序包括人員進(jìn)行抽查。

2、重要會(huì)議和大中型會(huì)議由會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員自查，對(duì)照會(huì)議要求，落實(shí)服務(wù)細(xì)節(jié)，會(huì)場(chǎng)管理員，后保中心領(lǐng)導(dǎo)要先后進(jìn)行全面檢查，協(xié)調(diào)服務(wù)環(huán)節(jié)，跟蹤客人的服務(wù)需求，落實(shí)服務(wù)細(xì)節(jié)，局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備情況、服務(wù)程序包括服務(wù)人員進(jìn)行抽查。

3、對(duì)各項(xiàng)檢查做好記錄，時(shí)時(shí)傳遞，以便相關(guān)部門(mén)及時(shí)改進(jìn)，提供高效、快速的會(huì)議服務(wù)。

四、會(huì)后總結(jié)

1、會(huì)議服務(wù)人員主動(dòng)聽(tīng)取會(huì)場(chǎng)管理員等相關(guān)人員的意見(jiàn)和建議并記錄。

2、會(huì)議管理員負(fù)責(zé)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)重大問(wèn)題提出整改措施和處理報(bào)告。

會(huì)議保障中心工作制度

為了會(huì)務(wù)保障工作更好的開(kāi)展，以及會(huì)務(wù)保障人員保障能力的進(jìn)一步提高，規(guī)范會(huì)務(wù)人員按規(guī)章制度工作的良好氛圍。特制定具體明細(xì)如下：

1、以人為本，服務(wù)至上，增強(qiáng)全體工作人員的能力素質(zhì)和提高整體工作水平。

2、一如既往地做好會(huì)議通知、大型會(huì)議登記工作，搞好會(huì)務(wù)服務(wù)，確保會(huì)議圓滿(mǎn)成功。

3、執(zhí)行周末人員值班制度，如遇周末領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)，當(dāng)班人員必須到場(chǎng)進(jìn)行會(huì)務(wù)保障,認(rèn)真細(xì)致,準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)點(diǎn)。

4、會(huì)務(wù)人員服從安排，實(shí)行工作規(guī)范化。分清角色,做好自己份內(nèi)的事情,不去干涉或交替他人的工作。

5、實(shí)行對(duì)會(huì)務(wù)人員“高看一格”、“嚴(yán)管一層”，工作其間，無(wú)特殊情況不能離崗，需離崗工作的要事先打好招呼，說(shuō)明去向。

6、衛(wèi)生方面，檢查標(biāo)準(zhǔn)為四個(gè)“清一色”。地板無(wú)臟物（煙頭、紙屑、痰跡），桌面無(wú)塵跡、水跡，椅子擺放整齊有序，工作間整齊不臟亂。

7、桌牌、指示牌。會(huì)議結(jié)束后立刻將牌子歸放原位，歸還時(shí)間為半天。

8、借物、領(lǐng)物。借用、領(lǐng)用物品一律填寫(xiě)表格備案。

9、請(qǐng)假。有事情外出必須請(qǐng)假，不得讓他人替請(qǐng)，必須由本人請(qǐng)假。無(wú)特殊原因不得請(qǐng)假，請(qǐng)假須說(shuō)明原因及歸隊(duì)時(shí)間。

10、注重自身素質(zhì)的提高，努力做到政治上“強(qiáng)”、業(yè)務(wù)上“精”、作風(fēng)上“實(shí)”，悉心辦事，虛心辦事，細(xì)心辦事。

11、以人為本，知人善用，注重培養(yǎng)，充分運(yùn)用人力資源，盡量使每名人員都能獨(dú)擋一面。

會(huì)議保障中心工作職責(zé)

一、會(huì)務(wù)中心負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)

（一）主持會(huì)議服務(wù)的全面工作，組織帶領(lǐng)會(huì)務(wù)全體人員按

時(shí)按質(zhì)完成會(huì)議服務(wù)工作任務(wù)。

（二）確定會(huì)務(wù)中心公共會(huì)議室的日常使用保障方案。

（三）組織、指揮、監(jiān)督、管理會(huì)務(wù)全體人員的日常工作。

（四）對(duì)會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行教育、培訓(xùn)、管理和考核，向主管部門(mén)提出人員使用建議。

（五）落實(shí)各會(huì)議室設(shè)施設(shè)備和用具用品的管理責(zé)任，確保各類(lèi)物資不出現(xiàn)非正常損失和丟失情況。

（六）加強(qiáng)會(huì)議服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督、管理，確保會(huì)議服務(wù)工作不出現(xiàn)缺位和失誤情況。

（七）堅(jiān)守崗位，不在工作期間會(huì)客、聊天、辦理個(gè)人私事、從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。

（八）做好會(huì)場(chǎng)使用登記、組織協(xié)調(diào)工作。

（九）及時(shí)主動(dòng)征求辦會(huì)單位對(duì)會(huì)議服務(wù)的意見(jiàn)，不斷改進(jìn)服務(wù)工作，提高服務(wù)水平。

（十）做好各會(huì)議室安全、監(jiān)督工作，防止出現(xiàn)火災(zāi)、觸電、丟失等事故。

（十一）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。

二、會(huì)務(wù)中心會(huì)務(wù)組組長(zhǎng)職責(zé)

（一）配合會(huì)務(wù)中心負(fù)責(zé)人日常工作事務(wù)，帶領(lǐng)會(huì)務(wù)人員按

時(shí)按質(zhì)完成會(huì)議服務(wù)工作任務(wù)。

（二）對(duì)會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行日常的培訓(xùn)及會(huì)議工作輔助，向會(huì)務(wù)中心負(fù)責(zé)人提出人員使用建議。

（三）落實(shí)各會(huì)議室設(shè)施設(shè)備和用具用品的管理責(zé)任，確保各類(lèi)物資不出現(xiàn)非正常損失和丟失情況。

（四）配合會(huì)務(wù)中心負(fù)責(zé)人加強(qiáng)會(huì)議服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督、管理，確保會(huì)議服務(wù)工作不出現(xiàn)缺位和失誤情況。

（五）堅(jiān)守崗位，不在工作期間會(huì)客、聊天、辦理個(gè)人私事、從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。

（六）做好會(huì)場(chǎng)使用登記、組織協(xié)調(diào)工作。

（七）做好會(huì)務(wù)人員日常的儀容儀表著裝檢查工作。

（八）完成會(huì)務(wù)中心負(fù)責(zé)人或主管部門(mén)交辦的其它工作任務(wù)。

三、會(huì)議室音像設(shè)備操作人員崗位職責(zé)

（一）刻苦鉆研音控和多媒體使用業(yè)務(wù)技能，熟練操作音像設(shè)備，及時(shí)準(zhǔn)確可靠地播放會(huì)議內(nèi)容。

（二）熟悉和掌握音像設(shè)備的性能、工作原理和操作使用方法，切實(shí)做好音像設(shè)備的操作、維護(hù)、維修和保養(yǎng)工作。

（三）及時(shí)主動(dòng)了解所服務(wù)會(huì)議的內(nèi)容、議程、起止時(shí)間和音像服務(wù)具體要求，提前調(diào)試好音像設(shè)備，保證會(huì)議召開(kāi)時(shí)正常使用。

（四）會(huì)議結(jié)束后，要認(rèn)真檢查音像設(shè)備運(yùn)行情況，確認(rèn)設(shè)備無(wú)異常后，按操作規(guī)程停機(jī)關(guān)電，將設(shè)備復(fù)位。

（五）做好音控室設(shè)備和各類(lèi)用品用具的安全管理工作，隨時(shí)檢查和排除安全隱患，確保音控室設(shè)備和其它物品安全。

（六）協(xié)助會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員做好會(huì)場(chǎng)布置和清掃保潔工作。

（七）負(fù)責(zé)音控室所在會(huì)議室照明燈和空調(diào)的開(kāi)關(guān)工作，做好會(huì)議室照明燈和空調(diào)日常維護(hù)、維修的協(xié)調(diào)配合工作。

（八）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。

四、會(huì)議服務(wù)人員崗位職責(zé)

（一）熟悉各類(lèi)會(huì)議室、侯會(huì)室的基本情況和會(huì)場(chǎng)服務(wù)用品、設(shè)施設(shè)備的擺放位置及操作使用方法，能適應(yīng)每個(gè)會(huì)場(chǎng)的服務(wù)工作。

（二）主動(dòng)了解和掌握會(huì)議服務(wù)禮儀知識(shí)，并能在實(shí)際工作中正確運(yùn)用。

（三）按照會(huì)議規(guī)范服務(wù)的要求著裝打扮，隨時(shí)保持整潔、端莊、大方、文明、和藹的自身形象。

（四）及時(shí)了解和掌握所服務(wù)會(huì)議的名稱(chēng)、地點(diǎn)、起止時(shí)間、程序、參會(huì)人數(shù)、會(huì)場(chǎng)服務(wù)的具體要求，有針對(duì)性地做好準(zhǔn)備工作。

（五）按標(biāo)準(zhǔn)做好會(huì)議服務(wù)工作。會(huì)前，要搞好會(huì)場(chǎng)清潔衛(wèi)生，擺放好會(huì)場(chǎng)設(shè)備和會(huì)議服務(wù)用品，適時(shí)適度開(kāi)啟照明燈、空調(diào)；會(huì)中，要適時(shí)做好泡茶、加開(kāi)水等服務(wù)工作；會(huì)后，要主動(dòng)征求辦會(huì)單位的意見(jiàn)、建議，及時(shí)整理和打掃會(huì)場(chǎng)、清理回收會(huì)議用品，對(duì)茶杯和毛巾進(jìn)行清洗及消毒，關(guān)閉空調(diào)、照明燈、開(kāi)水器電源和會(huì)場(chǎng)門(mén)窗。

（六）負(fù)責(zé)所服務(wù)會(huì)場(chǎng)設(shè)備（不含音像設(shè)備）和用品的管理，做好會(huì)場(chǎng)的防火、防盜、防觸電等安全管理工作。

（七）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。

會(huì)議接待服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)

一、擺臺(tái)用品

工作間：準(zhǔn)備毛巾，飲水機(jī)，托盤(pán)，開(kāi)水瓶等會(huì)議用品。

1、毛巾

毛巾要松柔、潔白、無(wú)異味，使用前須進(jìn)行消毒并要折疊成方形。

2、開(kāi)水瓶

使用前檢查是否有破損，表面要保持潔凈，無(wú)茶垢。

3、擺臺(tái)物品：會(huì)議桌、會(huì)議椅、茶杯、水杯、杯墊、毛巾碟、開(kāi)水瓶、座牌等，茶杯要潔凈無(wú)破損，如有礦泉水，茶杯應(yīng)墊上杯墊放在礦泉水的右邊與之平行，茶杯及杯蓋的標(biāo)志應(yīng)正對(duì)著與會(huì)人員的位置，且杯耳位于與會(huì)人員的右手，使用前要進(jìn)行一小時(shí)的消毒，茶杯的布置應(yīng)使前后左右都成一線(xiàn)。毛巾碟要潔凈無(wú)破損，應(yīng)放在茶杯的左邊與之平行，毛巾碟的位置應(yīng)使前后左右都成一線(xiàn)。座牌要光潔，無(wú)刮痕且無(wú)破損，應(yīng)放在正對(duì)著與會(huì)人員的位置，座簽的擺設(shè)要跟桌面平行,且跟桌面的頂端距離2CM,座簽的擺設(shè)應(yīng)使前后左右都成一線(xiàn)。

二、主席臺(tái)布置

1、根據(jù)主辦單位或工作的要求，擺放水杯或茶杯及鮮花

2、講臺(tái)布花，大小適中。

三、聽(tīng)眾席布置

1、根據(jù)會(huì)議工作單的會(huì)議人數(shù)確認(rèn)會(huì)議所需桌，椅數(shù)并擺成形。先步桌椅，再定椅位，再擺會(huì)議用品。桌面布置要求：茶杯（礦泉水）擺在會(huì)議桌的右上方，杯柄朝右，毛巾碟擺在會(huì)議桌右上方，在茶杯的右方并與茶杯成一直線(xiàn)，用繩子拉直校對(duì)桌線(xiàn)是否整齊并加以調(diào)整。

四、花草布置(與主辦方協(xié)調(diào))

1、主席臺(tái)下的花草顏色要與背景板顏色諧調(diào)。

2、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：觀葉植物須葉面光澤，形態(tài)優(yōu)美，生長(zhǎng)健康，盆景造型藝術(shù)化，有較高欣賞價(jià)值，草花應(yīng)色彩鮮艷，生機(jī)勃勃。

3、布置要求

會(huì)議設(shè)有主席臺(tái)時(shí)，主席臺(tái)下放一排植物，鮮花可以擺成直線(xiàn)形，弧形，舞臺(tái)兩側(cè)放高大的植物。

4、如主辦單位有明確要求，則按主辦單位要求布置。

五、簽到桌布置

根據(jù)主辦單位需要，擺小型花盤(pán)，布“簽到處”牌，設(shè)會(huì)議椅。

六、檢查程序

擺臺(tái)時(shí)，服務(wù)員、會(huì)場(chǎng)管理員須檢查以下內(nèi)容：

1、杯具、用具是否干凈，無(wú)破損，擺放整齊。

2、桌椅擺放是否干凈、整齊、地毯、講臺(tái)有無(wú)污跡。

3、鮮花、觀賞植物是否到位，有無(wú)枯萎，花盆是否干凈。

4、燈光及空調(diào)是否完好，燈具不亮?xí)r應(yīng)通知維修，有投影儀的會(huì)議應(yīng)根據(jù)主辦單位需要關(guān)燈，并檢查服務(wù)員的操作。

5、檢查電視電話(huà)會(huì)議其他設(shè)備是否到位，是否符合會(huì)議要求，及時(shí)電話(huà)通知音響等保障安裝設(shè)備（一般不遲于會(huì)議開(kāi)始前半天），如果時(shí)間較緊張，可考慮同步進(jìn)行，要注意現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)安排。主辦單位須會(huì)前測(cè)試設(shè)備或彩排節(jié)目，須在會(huì)議工作單上注明時(shí)間、地點(diǎn)、項(xiàng)目等。

七、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

會(huì)前準(zhǔn)備

1、會(huì)前1小時(shí)，會(huì)議服務(wù)員打開(kāi)會(huì)議場(chǎng)所門(mén)，燈光、空調(diào)、按主辦單位要求做好準(zhǔn)備。

2、音響等保障人員到位，檢查設(shè)備，開(kāi)啟音響。

3、會(huì)場(chǎng)管理員提前一小時(shí)到場(chǎng)再次檢查，及時(shí)協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)與主辦單位的溝通，處理問(wèn)題。

會(huì)前服務(wù)

1、會(huì)議服務(wù)員應(yīng)在會(huì)前一小時(shí)按要求著工作服上崗，站在會(huì)場(chǎng)入口的顯要位置，臉帶微笑，指引客人進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

2、隨著與會(huì)人數(shù)的增多，抽調(diào)部分服務(wù)人員協(xié)助主辦單位入座。

3、分別為主席臺(tái)人員和與會(huì)的其他人員分發(fā)小毛巾或濕紙巾（主席臺(tái)或重要賓客），斟倒茶水。

4、規(guī)范操作：斟茶時(shí)，先主位，再副主位， 依此類(lèi)推，前排以后可以從一側(cè)開(kāi)始一次倒茶水，為與會(huì)者倒水時(shí)，要站在與會(huì)者右后側(cè)，將茶蓋翻放在桌上，以確保衛(wèi)生。然后拿起杯子倒水，茶杯要拿到與會(huì)者身后斟倒，以免擋住與會(huì)者的視線(xiàn)，主席臺(tái)上配置礦泉水時(shí)，要根據(jù)主辦單位需要配置相應(yīng)水杯。

會(huì)中服務(wù)

1、會(huì)議開(kāi)始時(shí)，關(guān)閉各通道門(mén)。

2、會(huì)議自始至終，服務(wù)人員必須根據(jù)要求，站立在會(huì)場(chǎng)內(nèi)合適位置待命，不得擅自離場(chǎng)，因會(huì)場(chǎng)面積限制活會(huì)議保密需要，服務(wù)員應(yīng)待立會(huì)場(chǎng)門(mén)外服務(wù)。

3、會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，剛開(kāi)始時(shí)，一般5-7分鐘添水一次，以后一般10-15分鐘添水一次，主要根據(jù)主辦單位的情況而定，添加茶水時(shí)要求服務(wù)員動(dòng)作敏捷、輕盈、盡量不發(fā)出聲音。

4、主席臺(tái)人員如超過(guò)半小時(shí)未飲用茶杯的茶水，根據(jù)需要更換一杯新的熱茶水，使用演講臺(tái)時(shí)，每更換一次演講人，需更換一次茶杯或水杯，更換時(shí)要使用托盤(pán)。

5、會(huì)中休息或休會(huì)期間應(yīng)進(jìn)行簡(jiǎn)單保潔，撤去空瓶更換新的礦泉水，但不得翻動(dòng)主辦單位的文件資料。

退場(chǎng)服務(wù)

1、會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)拉開(kāi)各通到門(mén)。

2、指定部分會(huì)議服務(wù)人員站在主通道門(mén)前，為與會(huì)人員送行，并照顧年老體弱的參會(huì)人員退場(chǎng)，指定另一部分會(huì)議服務(wù)人員及時(shí)檢查現(xiàn)場(chǎng)有無(wú)遺留物品，如文件等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)送還。檢查會(huì)場(chǎng)物品完好情況，發(fā)現(xiàn)未滅的煙頭等要及時(shí)處理。

3、參會(huì)人員離開(kāi)后，服務(wù)員開(kāi)始著手清場(chǎng)工作，關(guān)掉大部分的照明燈，只留適當(dāng)?shù)臒艄夤┣鍒?chǎng)用。

4、撤器皿：撤走會(huì)議桌上所有器皿并送洗。

5、清潔四周護(hù)墻及地面，吸地毯，如地毯有污垢，立即安排保潔員清洗。

6、落實(shí)安全措施，關(guān)閉水閥，切斷電源，鎖好會(huì)議廳室所

有門(mén)窗，由當(dāng)班負(fù)責(zé)人做完最后的安全防患復(fù)查，落實(shí)會(huì)議室各項(xiàng)安全防患工作，方可離崗。

注意事項(xiàng)

1、服務(wù)員在會(huì)場(chǎng)內(nèi)的待命位置在門(mén)側(cè)，以便隨時(shí)提供服務(wù)。

2、空調(diào)溫度除設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)外，還要注意主辦單位的反應(yīng)，一

旦有特殊要求，應(yīng)立即處理。

八、茶杯、茶具清洗消毒

準(zhǔn)備工作

去污粉、消毒劑、漂白水、干凈毛巾

清理杯子

清理杯中雜物，倒掉杯中的水

洗刷、消毒

1、將杯具洗刷干凈

2、杯具如有污垢，用去污粉清除或?qū)⒈叻湃胂緞┲薪?分鐘

3、用清水將杯具沖洗干凈

擦拭與存放

1、用干凈毛巾墊手，將杯具擦干，放置于消毒柜中消毒30分鐘（注意不能用手直接接觸杯具）。

2、消毒柜每月應(yīng)用消毒劑擦拭內(nèi)外部，保持清潔。

九、托盤(pán)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

理盤(pán)

將要用的托盤(pán)先洗凈擦干，以避免托盤(pán)內(nèi)物品滑動(dòng)。

裝盤(pán)

根據(jù)物品形狀、重量、體積和使用的先后順序合理裝盤(pán)，一般是重物，高物放在里面，先用的物品放在上面。

托送

1、輕托：左手自然彎成90度角，掌心向上，五指分開(kāi)，用手指托住盤(pán)底，掌心不與盤(pán)底接觸，平托于胸前。行走時(shí)，要頭正肩平，注釋前方，腳步輕捷，托盤(pán)的手腕要靈活，使托盤(pán)在胸前隨著走路的節(jié)奏自然擺動(dòng)，但托盤(pán)上下擺的幅度不可過(guò)大。

2、重托：五指分開(kāi)，用手掌托住盤(pán)底，拿握好重心，用另一只手護(hù)持，將盤(pán)托起到胸前，向上轉(zhuǎn)動(dòng)手腕，使托盤(pán)穩(wěn)托于肩上，托送時(shí)，要平穩(wěn)輕松，保持盤(pán)平、肩平、頭正身直，保證托盤(pán)不晃動(dòng)，身體不搖擺。

會(huì)議室控制吸煙制度

一、單位干部職工要自覺(jué)遵守規(guī)章制度，不得在禁止吸煙的場(chǎng)所內(nèi)吸煙。

二、每位干部職工有義務(wù)有責(zé)任宣傳吸煙對(duì)健康的危害和勸阻在禁止吸煙的場(chǎng)所內(nèi)吸煙者。

三、每月由單位控?zé)煿ぷ黝I(lǐng)導(dǎo)小組檢查。

四、單位干部職工在禁止吸煙的場(chǎng)所內(nèi)吸煙，每次罰款10元。

五、外單位人員來(lái)訪(fǎng)并在禁煙區(qū)吸煙，接待人員不予勸阻或勸阻無(wú)效，導(dǎo)致對(duì)方仍在禁煙區(qū)吸煙，每次扣發(fā)接待人員10元。

會(huì)議室視頻管理制度

為了規(guī)范視頻會(huì)議室的管理，提高設(shè)備的使用率和設(shè)備的完好率，更好地為政府工作服務(wù)，管理局會(huì)務(wù)保障中心特制訂以下制度：

一、凡進(jìn)入視頻會(huì)議室的人員，需保持室內(nèi)整潔安靜，禁止喧嘩、吸煙、隨地吐痰、亂丟紙屑。

二、禁止攜帶任何食品、飲料進(jìn)入視頻會(huì)議室。

三、禁止私自拆機(jī)和接線(xiàn)路，如有特殊情況須經(jīng)專(zhuān)業(yè)人員同意，并在專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)下進(jìn)行操作,否則一切后果自負(fù)。

四、禁止利用室內(nèi)設(shè)備播放各種與工作無(wú)關(guān)的影片。

五、視頻會(huì)議室的使用者是區(qū)政府內(nèi)部有工作需要須使用視頻會(huì)議室的單位，外單位人員未經(jīng)同意一律不準(zhǔn)進(jìn)入。

六、建立使用登記制度，值班人員對(duì)當(dāng)日使用情況及有關(guān)內(nèi)容要進(jìn)行詳細(xì)登記。

七、用完設(shè)備后，應(yīng)按正常方法關(guān)機(jī)、切斷電源、檢查無(wú)誤、關(guān)好門(mén)窗方可離開(kāi)。

以上規(guī)定請(qǐng)認(rèn)真遵守，不得違反，違反者按會(huì)務(wù)保障中心管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

湖里區(qū)會(huì)務(wù)保障中心工作服發(fā)放管理規(guī)定(試行)

為樹(shù)立和保持政府部門(mén)良好的社會(huì)形象，進(jìn)一步規(guī)范化管理，特制定管理規(guī)定如下:

一、會(huì)務(wù)保障人員應(yīng)按規(guī)定及要求統(tǒng)一著工作服。

二、工作服的訂制。

1、工作服根據(jù)需要由會(huì)務(wù)中心統(tǒng)一訂制、采購(gòu)。每年按照需要制定采購(gòu)計(jì)劃，統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)。

2、備存工作服由會(huì)務(wù)中心倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行妥善保管。

三、工作服的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：

1、每?jī)赡臧l(fā)放冬裝一套，夏裝一套，每套服裝總價(jià)格控制在1200-1500元以?xún)?nèi)，此項(xiàng)經(jīng)費(fèi)納入財(cái)務(wù)預(yù)算。

2、發(fā)放對(duì)象：（1）會(huì)務(wù)保障人員在職正式員工。

（2）已辦理入職手續(xù)的新進(jìn)員工。

（3）見(jiàn)習(xí)及臨時(shí)服務(wù)員不發(fā)放工作服。

四、對(duì)在崗員工及離職員工工作服的處置。

1、會(huì)務(wù)中心服務(wù)人員在工作期內(nèi)，工作服如未達(dá)使用年限遺失或故意損壞者，應(yīng)視情予以賠償。

2、辭（離）職員工，工作時(shí)間滿(mǎn)一年或以上的，服裝按折舊（按新舊程度）比例付款帶走。

會(huì)務(wù)接待準(zhǔn)備具體明細(xì)表

接待室接待標(biāo)準(zhǔn)：省、市領(lǐng)導(dǎo)接待，或本區(qū)領(lǐng)導(dǎo)接待外賓時(shí)，提前半小時(shí)到一個(gè)小時(shí)開(kāi)啟窗戶(hù)和門(mén)進(jìn)行通風(fēng)，衛(wèi)生打掃并準(zhǔn)備內(nèi)置物品。具體分配為，每張小茶幾上放置五張濕紙巾，一盒干紙巾，一個(gè)煙灰缸，相對(duì)應(yīng)沙發(fā)擺放一個(gè)杯子。

一號(hào)會(huì)議室接待標(biāo)準(zhǔn)：

平日會(huì)議室物品擺放：話(huà)筒嘴統(tǒng)一朝一個(gè)方向，每個(gè)位置擺放一個(gè)杯墊，隔兩個(gè)位置一盒干紙巾，一個(gè)四方形煙灰缸。

水果擺放：主桌可擺放十盤(pán)或十二盤(pán)，左右各四或五盤(pán)，兩邊各一盤(pán)，按主辦方要求擺放。下一排開(kāi)始可以擺放六盤(pán)或八盤(pán)，每邊各三盤(pán)或四盤(pán)。

椅子擺放：主桌的椅子按弧形擺放，下邊的椅子橫豎要保持一條直線(xiàn)。

礦泉水?dāng)[放：主桌擺放在杯子右側(cè)，每個(gè)座位一瓶。下邊起每個(gè)座位一瓶。

指示牌擺放：會(huì)場(chǎng)在一號(hào)會(huì)議室擺法。進(jìn)正大門(mén)擺放一塊（方向朝右），一號(hào)會(huì)議室門(mén)口一塊。會(huì)場(chǎng)在大禮堂擺法一。進(jìn)正大門(mén)擺放一塊（方向朝右），一號(hào)會(huì)議室門(mén)口一塊（方向朝右），電梯門(mén)前一塊（方向朝右）。會(huì)場(chǎng)在大禮堂擺法二。進(jìn)正大門(mén)擺放一塊（方向朝右），一號(hào)會(huì)議室門(mén)口一塊（方向朝左），下食堂樓梯口一塊（方向朝上）。

簽到桌擺放：一號(hào)會(huì)議室擺放，通常按2張簽到桌，4把椅子算起。

大禮堂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)：桌椅通常不搬動(dòng)，若需要搬動(dòng)，需協(xié)調(diào)主辦方搬桌事宜。

礦泉水?dāng)[放：每個(gè)位置一瓶。礦泉水聯(lián)系電話(huà)：5722056 （食堂）

音響設(shè)備準(zhǔn)備：涉及燈光和音響調(diào)試的，需要提前一天或者半天告知音響管理員。

場(chǎng)內(nèi)布置：需協(xié)商好布置事宜后，屬于會(huì)務(wù)范圍內(nèi)的，我們負(fù)責(zé)聯(lián)系準(zhǔn)備。如需主辦方準(zhǔn)備的，需協(xié)商好使用事宜。

周末會(huì)場(chǎng)（大禮堂）使用：不論是區(qū)級(jí)單位或者外部單位使用，必須經(jīng)過(guò)“兩辦”審批后方可使用。按審批流程進(jìn)行審批。

特殊活動(dòng)接待：

“9.8”、“兩會(huì)”：若有特殊要求，需要安排迎賓的，要安排迎賓。其他會(huì)議必須統(tǒng)一服裝，重大活動(dòng)需要著指定套裝，日常會(huì)議著普通制服。

更多信息請(qǐng)查看福建省事業(yè)單位招聘網(wǎng)