辦公用品管理制度

1目的及適用范圍

1.1厲行節(jié)約，杜絕浪費，物盡其用；

1.2公司所有辦公用品的申購、領(lǐng)用、發(fā)放等相關(guān)事項均適用于本辦法；

2管理組織

2.1公司行政部負責公司辦公用品、耗材的采購、保管、發(fā)放、費用分攤及報銷

2.2各部門根據(jù)行政部領(lǐng)用標準提報并領(lǐng)取使用；

3管理內(nèi)容

3.1辦公用品的申請

3.1.1各部門指定專人負責辦公用品及耗材管理，在每月5日前根據(jù)本部門需要及《部門辦公用品金額標準》（附件1），填寫《辦公用品---月領(lǐng)用申請單》（附件2），經(jīng)過部門領(lǐng)導同意后，轉(zhuǎn)行政部。其中《部門辦公用品金額標準》由各公司根據(jù)當?shù)厍闆r自行確定，報行政總監(jiān)批準。

3.1.2行政部資產(chǎn)管理專員根據(jù)個人辦公領(lǐng)用標準（公司自定，報總部行政部備案，并不斷優(yōu)化提高）及辦公用品庫存情況，確認各部門領(lǐng)用數(shù)量，填寫《辦公用品需求匯總單》（附件3），報行政總監(jiān)同意后，轉(zhuǎn)采購專員組織采購進貨。

3.2辦公用品購置

3.2.1采購專員購買到位后組織驗收，辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》（附件4）。

3.2.2辦公用品原則上由行政部統(tǒng)一采購。

3.2.3財務專用辦公用品由財務部自行執(zhí)行采購，但申購、入出庫手續(xù)必須遵守行政審批規(guī)定。

3.3辦公用品的入庫

3.3.1資產(chǎn)管理專員根據(jù)《入庫單》所列物品與所需采購物品核對，并清點入庫，填寫《辦公用品庫存臺帳》（附件6）。

3.3.2資產(chǎn)管理專員應每月對庫存辦公用品進行盤點，做到帳物相符。

3.4辦公用品的領(lǐng)用保管

3.4.1資產(chǎn)管理專員在入庫完成后，聯(lián)系各部門辦公用品領(lǐng)用人領(lǐng)取。

3.4.2屬于需臨時支領(lǐng)的辦公用品，行政部按定額標準核定后領(lǐng)取，辦理出庫手續(xù)，填寫出庫單。

3.4.3對于大件器具類辦公用品，行政部應本著多人合用原則組織領(lǐng)用；同時確定使用人。

3.4.4如因工作調(diào)動或離職，須按公司規(guī)定將個人保管的所有辦公用品（耗材除外）全部交回行政部，需要本部門繼續(xù)留用的，確定使用人報行政，便于行政跟蹤辦公用品的使用情況。

3.5機器耗材（配件）管理

3.5.1耗材、配件申請領(lǐng)用同辦公用品，可在每月《辦公用品------月領(lǐng)用申請單》中的填寫。

3.5.2計算機配件如鍵盤、鼠標等出現(xiàn)故障需要更換的，確認不能維修的，可到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，并將已壞配件歸還行政部。

3.5.3對于打印機、傳真機耗材，各部門應本著節(jié)約原則，提前作出需求計劃，通知行政部；同時行政部作為管理部門，應對相應耗材的使用情況有詳細了解，對于常用、耗費量大的物件作合理庫存。

3.5.4資產(chǎn)管理專員對以上機器耗材（配件）同時也應建立臺帳進行管理。

3.6辦公用品及耗材的盤點及費用分攤

3.6.1資產(chǎn)管理專員每月末應對庫存物品進行盤點，保證庫房物品帳務相符。

3.6.2資產(chǎn)管理專員在每月30日前應對辦公用品、耗材按各部門領(lǐng)用情況，將費用分解到各部門，進行費用核定，填寫《辦公用品、耗材報表》（附件7），明確各部門費用。同時行政部將《辦公用品、耗材報表》中的各部門費用抄送各部門負責人。

3.7庫房管理：庫房物品必須擺放整齊，非庫房人員，未經(jīng)許可不得進入庫房。

3.8報銷：行政部采購人員以《物品申購單》、《入庫單》、《辦公用品、耗材報表》作為報銷依據(jù)進行報銷。

3.9相關(guān)說明

3.9.1對于不能按時提報辦公用品月度申請表的部門，行政部有權(quán)認為該部門當月無辦公用品申請，不予采購相應用品。

3.9.2部門申請金額超過計劃標準，行政部有權(quán)取消相應金額的申請數(shù)量。

4附表

4.1《部門辦公用品金額標準》

4.2《辦公用品------月領(lǐng)用申請單》

4.3《辦公用品需求匯總單》

4.4《入庫單》

4.5《辦公用品（耗材）庫存臺帳》

4.6《辦公用品、耗材報表》

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