(一)及時(shí)
及時(shí)就是要求在公文處理活動(dòng)中,確立高度的時(shí)間觀念,珍惜時(shí)間,注重時(shí)效。公務(wù)活動(dòng)是具有時(shí)間要求的,公文作為公務(wù)活動(dòng)的工具必須抓住時(shí)機(jī),維護(hù)其時(shí)效,使各項(xiàng)工作能迅速有效地處理,消滅公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理和管理中的各種“瓶頸”,用時(shí)間管理論等理論和方法去對(duì)公文處理過程實(shí)施組織和控制,使公文處理做到不壓、不拖、不扣、不失控、不滯留,把握好公文運(yùn)轉(zhuǎn)的方向和流量,明確公文處理的各類急緩時(shí)限要求,避免公文旅行和推諉扯皮,使公文處理及時(shí)、適時(shí),輕重緩急能夠處理得當(dāng)。在公文處理活動(dòng)中維護(hù)了時(shí)效性,也就提高了組織時(shí)間的利用價(jià)值,從而體現(xiàn)了“時(shí)間就是金錢,效益就是生命”的現(xiàn)代管理思想?!凹皶r(shí)”的要求既是由公文處理的內(nèi)在規(guī)律所決定的,也是客觀實(shí)踐所要求的。
(二)準(zhǔn)確
公文本身擔(dān)負(fù)著傳達(dá)貫徹黨和政府的路線、方針、政策,指導(dǎo)、布置和商治工作,請(qǐng)示和答復(fù)問題,報(bào)告和交流情況等社會(huì)職能。它是傳情辦事的工具,具有憑據(jù)查考、傳遞信息。規(guī)范行為和統(tǒng)一思想等作用,如果自身不嚴(yán)密、不準(zhǔn)確,語生歧義,莫衷一是,就很難在明確地宣布政令方面發(fā)揮主渠道的作用。而在做為“有案可稽”的證據(jù)時(shí)就難以為憑,其在傳達(dá)信息時(shí)就缺乏可信性和價(jià)值,更無法去統(tǒng)一人們的思想,規(guī)范人們的行動(dòng)。準(zhǔn)確性還體現(xiàn)在收發(fā)文的處理和管理、歸檔等工作環(huán)節(jié)中,任何一環(huán)不準(zhǔn)確,都將影響到公文的效用,以及它的權(quán)威性和時(shí)效性。因此,準(zhǔn)確是公文處理工作的基本前提和起碼要求。沒有準(zhǔn)確就沒有及時(shí)、安全和高效。要做到準(zhǔn)確,就需遵循統(tǒng)一的公文處理制度,落實(shí)崗位責(zé)任制,責(zé)任到人,建立健全激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,提高實(shí)踐者的素質(zhì)。
(三)安全
公文既是從事公務(wù)活動(dòng)重要工具和手段,公文處理就“必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國(guó)家秘密的安全。所謂國(guó)家秘密,是指“關(guān)系到國(guó)家的安全和利益,依照國(guó)家法定程序確定的,在一定時(shí)間內(nèi)只限定于一定范圍人員知悉的事項(xiàng)。”(《保密法》)公文處理的保密工作是指在公文處理活動(dòng)中,嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的保密規(guī)定,運(yùn)用各種制度和手段,確保公文處理活動(dòng)中涉及的國(guó)家秘密被限于一定時(shí)期和一定范圍內(nèi)的人員知悉,使之不失密、不泄密,不被竊密。要保證公文處理的安全,首先要按照法定程序正確確認(rèn)公文秘密范圍,準(zhǔn)確地、合理地劃定秘密的等級(jí)和保密期限,作出相應(yīng)的國(guó)家秘密標(biāo)志。其次,公文處理人員要管好自己的“眼”和“嘴”,自覺做到不該看的不看,不該問的不問,不該記錄的不記錄,不該說的不說。不經(jīng)批準(zhǔn)不隨便翻印、復(fù)印、摘錄、轉(zhuǎn)抄、私存、外借秘密文件。其三,在公文的傳遞、保管之中,工作人員需增強(qiáng)責(zé)任感,不隨便攜秘密文件外出或出人公共場(chǎng)所,認(rèn)真登記,妥善保管,嚴(yán)格按照文件傳閱的范圍和途徑傳遞文件。其四,采取技術(shù)防范、技術(shù)檢查手段,加強(qiáng)對(duì)制作和存貯秘密文件的設(shè)備的檢查。
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