一．組成

部長(zhǎng)一名，副部長(zhǎng)男女各一名，干事男三名女二名。

（成員組合在男女比例上協(xié)調(diào)，有利于分工合作）

二．素質(zhì)要求

① 對(duì)工作負(fù)責(zé)，認(rèn)真肯干；

② 工作講求效率，不拖拖拉拉；

③ 具備主人翁精神，工作積極主動(dòng)，有創(chuàng)新意識(shí)；

④ 有溝通、協(xié)調(diào)學(xué)生與學(xué)院各方面關(guān)系的能力；

⑤ 具備一定電腦知識(shí)，較熟練掌握word，excel等的應(yīng)用，打字速度較快；

⑥ 有統(tǒng)籌計(jì)劃的能力；

⑦ 能夠做好會(huì)議記錄；

⑧ 有一定交際能力，能與其他部門同事打好關(guān)系，能多結(jié)識(shí)其它相關(guān)組織的人員，適時(shí)組織工作交流活動(dòng)；

（以上前三點(diǎn)為必備的基本素質(zhì)，其它素質(zhì)不要求每個(gè)人都完全具備，可通過工作實(shí)踐重點(diǎn)培養(yǎng)，也可通過各成員通力合作取長(zhǎng)補(bǔ)短共同完成我部工作）

三．常規(guī)工作：

1． 活動(dòng)請(qǐng)柬

●流程：設(shè)計(jì)，打印，發(fā)送。

（包括校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生干部，我院領(lǐng)導(dǎo)，其它學(xué)院乃至大型活動(dòng)中其它學(xué)校的邀請(qǐng)）。

總結(jié)：

請(qǐng)柬設(shè)計(jì)，平時(shí)注意收集相關(guān)的圖片，選取能體現(xiàn)生命特色的圖文，根據(jù)請(qǐng)柬接收對(duì)象選擇q版或正式版請(qǐng)柬。

請(qǐng)柬發(fā)送，對(duì)于重要并需要短時(shí)間內(nèi)派發(fā)的請(qǐng)柬，或者專人直接送到各學(xué)院各嘉賓辦公室，或者可通過校學(xué)生會(huì)聯(lián)系各學(xué)院秘書部，以確保請(qǐng)柬發(fā)送到位；需要根據(jù)能到場(chǎng)嘉賓人數(shù)進(jìn)行工作安排的應(yīng)在專人發(fā)送請(qǐng)柬時(shí)詢問嘉賓。

2． 證件制作

●委員、干事工作證；

●委員通訊錄；

●其它部門證件（eg：學(xué)院通訊社記者證、編輯證；院舞蹈隊(duì)隊(duì)徽）的制作。

總結(jié)：

a． 證件。技術(shù)部分由分團(tuán)委宣傳部承擔(dān)，我部負(fù)責(zé)聯(lián)系相關(guān)工作單位將模板制作出成品。目前有較常聯(lián)系的是五山街的“八景”和“園園服務(wù)部”。活動(dòng)中需要的一些臨時(shí)證件等的制作。可以請(qǐng)宣傳部美工編輯和生活部的一些同事幫忙證件的設(shè)計(jì)和證件材料的準(zhǔn)備。

b． 通訊錄制作切記要將各委員通訊方式登記好并多次核實(shí)，以免出現(xiàn)過多差錯(cuò)造成不必要的損失。再者對(duì)我部的形象建設(shè)也會(huì)造成不良影響。

3． 資料整理

院二樓報(bào)告廳一櫥窗為我部專用檔案存放窗，我部將嚴(yán)格按照章程檔案管理制度執(zhí)行。

●不定期將資料做系統(tǒng)的分類整理。為各部門取檔，借鑒往屆工作經(jīng)驗(yàn)等提供方便。

●每學(xué)期初收齊各部門工作計(jì)劃，統(tǒng)籌制作全年大型活動(dòng)一覽表。

●每次大型活動(dòng)結(jié)束后，收集相關(guān)部門活動(dòng)策劃書和活動(dòng)總結(jié)，按類歸檔。

●各年級(jí)學(xué)生名冊(cè)、班團(tuán)干通訊錄的收集、整理、歸檔。

● 各種調(diào)查表的整理（包括自薦表），從中提取建設(shè)性意見。

總結(jié)：

隨時(shí)記錄學(xué)院活動(dòng)動(dòng)態(tài)，學(xué)術(shù)和活動(dòng)的各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)和成果，不斷完善檔案制度，以便創(chuàng)新學(xué)分、綜合測(cè)評(píng)評(píng)比時(shí)查詢。

4． 常規(guī)工作時(shí)間的制定

●擬定適宜全體委員開會(huì)的時(shí)間；

●擬定周一至周五各委員值班時(shí)間。

總結(jié)：統(tǒng)計(jì)各委員上課時(shí)間，統(tǒng)籌全局而定。

5．會(huì)議相關(guān)工作

●全體委員會(huì)議總記錄。

●各個(gè)部門內(nèi)部會(huì)議，我部將派一人作為會(huì)議記錄員參加其中。

●做好會(huì)場(chǎng)布置。

總結(jié)：

a． 委員會(huì)會(huì)議記錄整理后集中于會(huì)議記錄專本，專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄總整理，以便提醒各部門的工作及方便日后查詢需要。

b． 一方面幫助其它部門記錄整理，在需要我部協(xié)助工作時(shí)能第一時(shí)間通知我部。另一方面可加強(qiáng)我部對(duì)其它部門的了解，更好發(fā)揮我部溝通各部的橋梁作用。

c． 嚴(yán)格執(zhí)行章程會(huì)議制度，頒布并嚴(yán)格執(zhí)行。

d． 會(huì)前訂場(chǎng)，如開會(huì)地點(diǎn)在報(bào)告廳應(yīng)提前到二樓辦公室登記訂場(chǎng)。

e． 會(huì)場(chǎng)布置：嘉賓牌的制作，設(shè)計(jì)模板，按模板高效率批量完成；嘉賓出場(chǎng)與否有時(shí)并不在把握中，應(yīng)預(yù)置多幾份，以防萬一；參與或熟悉會(huì)場(chǎng)格局布置，繪制格局圖以方便工作人員順利帶來嘉賓和與會(huì)者到相應(yīng)位置就坐。

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