1、語氣自然 語言和句子要簡單明了。不要聽上去象別人的話，特別是用一些你從未用過的令人費解的詞語和句子時(你也許會在寫作中誤用)，也許你本來是想加深印象，但是結(jié)果卻是令人難懂。寫信就象你說話一樣。語氣要正式但不能僵硬。語言要直截了當(dāng)，不要依靠詞典。至于你的履歷表，詞語要生動使句子有力。

申請研讀的學(xué)位越高，以往的科研、學(xué)術(shù)成果和工作經(jīng)驗等等就越是重要。許多申請者錯誤地認為自己發(fā)表的文章已經(jīng)列在履歷里面了，在自薦信中就不應(yīng)該再提。其實，個人履歷是一份完全不同的文件。它是對個人經(jīng)歷的一種簡潔而全面的介紹，使得讀者對申請者能夠很快有一個大致的了解。自薦信則是需要(或是希望)讀者仔細閱讀的，它要介紹申請者的成就、抱負和個人品德。所以申請者不用擔(dān)心內(nèi)容上的重復(fù)。還有許多申請者硬是要把自薦信的篇幅壓縮在一頁紙內(nèi)，因而只能很簡要地提到自己的成就。其實，如果內(nèi)容充實，為什么不能寫到二至三頁呢?比如說到發(fā)表的論文，往往只提到一個題目。其實，寫一篇科研論文往往是要付出巨大心血的。這不光是寫篇文章，而是反復(fù)的科學(xué)論證和無數(shù)次實驗的結(jié)晶。申請者起碼應(yīng)該用二至三個句子，說明這篇論文所代表的實驗、實驗用的方法、目的和獲得的成績。還應(yīng)該說明通過發(fā)表這篇(或這幾篇)論文，申請者在這一領(lǐng)域做出了什么貢獻，獲得了哪些思想方法、認識和科研手段上的提高。

2、通俗易懂 寫作要考慮讀者對象的知識背景。人事經(jīng)理不是你這個專業(yè)的行家，所以，你不能用太過專業(yè)的字眼，一來人事經(jīng)理會對自己看不懂的東西失去興趣，二來，未免有賣弄之嫌。切記：不要使用生僻詞語、專業(yè)術(shù)語。

3、言簡意賅 切忌面面俱到，專司招聘的工作人員多半工作量大，時間寶貴，不可能花時間在你冗長的簡歷上，反而會增加招聘人的反感。所以，自薦信應(yīng)在重點突出、內(nèi)容完整的前提下，盡可能簡明扼要，不要陷入無關(guān)緊要的說明。多用短句、每段只表達一個意思。

4、具體明確 不要使用模糊、籠統(tǒng)的字眼;多使用實例、數(shù)字、等具體的說明。如：“我設(shè)計的生產(chǎn)日程安排系統(tǒng)為公司創(chuàng)收超過一百萬美金”就比“我設(shè)計的日程安排系統(tǒng)為公司創(chuàng)收頗豐”有說服力。