(一)總則
第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作,特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
(二)文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
2.本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。
第七條 各部門專(兼)職文書的職責:
1.了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
2.認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
(三)歸檔范圍〖ht〗
第八條 重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。
第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。
第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條 信訪工作材料。
第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
(四)平時歸卷
第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切,并編上條款號。
第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照"案卷類目"條款,放入平時保存文件卷夾內"對號入座",并在收發(fā)文登記薄上注明。
(五)立卷(案卷質量要求)〖ht〗
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條 案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內文件材料應按非列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。
第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條 案卷封面,應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:
案卷裝訂。裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。
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