公文處理實(shí)施細(xì)則
來源:易賢網(wǎng) 閱讀:1374 次 日期:2017-05-26 16:57:04
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□ 總則

第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化,結(jié)合公司的實(shí)際情況,特制定本實(shí)施細(xì)則。

第二條 各部門的公文,是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作,報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具,必須認(rèn)真做好公文處理工作。

第三條 各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是,認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),克服形式主義和文牘主義,提高公文處理的效率和質(zhì)量。

第四條 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。

第五條 各單位的公文處理工作,必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度,確?!?/P>

□ 公文種類

第六條 公文種類主要有:

(一)請示

請上級指示和批準(zhǔn),用"請示"。

(二)報(bào)告

向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用"報(bào)告"。

(三)指示

對下級機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用"指示"。

(四)布告、公告、通告

對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng),用"布告"。

向國內(nèi)外宣布重大事件,"用公告"。

在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用"通告"。

(五)批復(fù)

答復(fù)請示事項(xiàng),用"批復(fù)"。

(六)通知

傳達(dá)上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用"通知"。

(七)通報(bào)

表揚(yáng)好人好事,批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用"通報(bào)"。 (八)決定、決議

對某些問題或者重大行動(dòng)作出安排,用"決定"。

經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用"決議"。

(九)函

平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用"函"。

(十)會(huì)議紀(jì)要

傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用"會(huì)議紀(jì)要"。

□ 公文格式

第七條 公文格式一般包括:標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(抄報(bào))單位、公文字號(hào)、主題詞等。

(一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外,公文標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

(二)向上級請示的公文,一般只寫一個(gè)主送單位;如果需要上報(bào)另一個(gè)上級單位時(shí),可以用抄報(bào)的形式。

(三)發(fā)文時(shí)間,以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文,以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

(四)公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文,只標(biāo)明主辦單位的公文編號(hào)。

(五)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前,注明附件的名稱和件數(shù)。

(六)收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文,應(yīng)將主辦單位排列在前。 (七)文字一律從左至右橫寫橫排。

第八條 公文紙一般用16開,在左側(cè)裝訂。"通告"等用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。

第九條 對上級單位組織的請示或報(bào)告,用單位組織名義發(fā)文。

第十條 對市政府及政府各部、委、局,對市局及市局處室的請示或報(bào)告, 與不相隸屬單位協(xié)商工作等,用行政名義行文。

第十一條 內(nèi)部行文,可按問題的種類和性質(zhì),用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯(lián)合行文,部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。

第十二條 各單位一般不得越級行文。因特殊情況,必須越級行文的,應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過的單位。

第十三條 向上級請示的公文,應(yīng)一文一事,主送一個(gè)單位,不要同時(shí)抄送下級單位,不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人(除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外);向下級單位的重要行文,可以抄報(bào)直接上級單位。

第十四條 按照一級抓一級的管理原則,公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門,不直接發(fā)到下屬子公司。

第十五條 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位,不得濫發(fā)。

□ 公文處理程序

第十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。

(一)上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報(bào)、電報(bào)、資料和平級發(fā)來的文件,均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件,及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批,如領(lǐng)導(dǎo)出差,立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。

(二)承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示,安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞,以免積壓或傳失。

(三)凡需辦理的公文,應(yīng)先送辦公室主任簽批意見,再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時(shí),認(rèn)為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文,可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。 各單位收到急件時(shí),應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件,一般要辦理的文件,一周內(nèi)應(yīng)辦理并退文件,最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的,也要先書面或口頭簡要回復(fù)。

(四)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認(rèn)真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件,需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的,要及時(shí)檢查反饋。

(五)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件,在匯報(bào)和傳達(dá)后,應(yīng)將會(huì)議文件交文秘人員立卷歸檔。

第十七條 發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。

(一)草擬公文的要求:

1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)盡量與原來的有關(guān)政策相銜接,并加以說明。

2.情況要確實(shí),觀點(diǎn)要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確,篇幅要力求簡短。

3.引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。

4.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙,文件字跡要清楚,文面應(yīng)保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。

5.數(shù)字的寫法。正式文件中,除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外,其他用漢字書寫。

6.章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第

三層為"1",第四為"(1)"。

7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。

(二)公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。以工會(huì)、社團(tuán)名義發(fā)文的,由董事會(huì)和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。

審核的重點(diǎn):

1.是否需要行文。

2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令;與本單位發(fā)過的公文是否銜接。

3.提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。

4.處理程序是否完備,行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。

5.文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?,?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。

審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進(jìn)行修改,屬于重要的原則性的問題,應(yīng)退回原承辦單位修改,改動(dòng)過大的,要重新抄正。

(三)公文簽發(fā)。公司行政文件,由分管副總經(jīng)理簽署意見后,由總經(jīng)理簽發(fā)。工會(huì)、社團(tuán)的一般性文件,由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要文件,由最高行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(四)公文擬稿、改稿和簽發(fā),一律用鋼筆,禁止使用鉛筆和圓珠筆。

(五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。

(六)公文簽發(fā)后,由文秘室負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方,符合公文格式。裝訂要整齊牢固,不漏頁、錯(cuò)頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方,上沿不壓正文,下沿略壓年、月、日,如正文末頁無空檔,可另起一空白頁注上日期蓋章,并在該頁的左上方標(biāo)明"此頁無正文"字樣。

(七)公文校對以原稿為準(zhǔn),非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò),由校對人員負(fù)責(zé);校對后,打字員沒有改正的,由打字員負(fù)責(zé)。

第十八條 公文辦理完畢后,要及時(shí)送交文秘人員整理立卷,個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。

□ 文件的管理

第十九條 各單位要有專人負(fù)責(zé)文書的處理管理工作,建立嚴(yán)格的管理制度,加強(qiáng)對相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育,做好文件的管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中,必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù),并按照收文薄檢查歸檔,以防遺漏。

第二十條 各單位工作中形成的文書,包括文件、會(huì)議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料,都必須由承辦人收集齊全,分類整理,移交文書或有關(guān)人員核對整理后,于次年第二季度送交檔案室歸檔,各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。

第二十一條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文,由檔案室鑒別、登記后銷售。本細(xì)則從××××年××月××日起施行,過去有關(guān)公文處理的規(guī)定與本細(xì)則不一致的,以本細(xì)則為準(zhǔn)。

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