例一：

請求函

敬啟者：

今天本公司已將一瓶新上市的樣品美酒郵贈閣下，以示對閣下之敬意。并盼閣下在府上嘗試一番。如果你嘗試，就會同意我方認為為此為每一位家庭主婦選購餐食的必需品。

這種酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上幾杯，就會發(fā)出一種醇厚而馥郁的味道，對食欲特別有效。這種上等酒是悉尼運來，保括運費在內每打美金20。

以一般信用證，給予的貿易折扣為20%茲隨本函附上特制卡式訂單表，請貴方將其填妥后投入信箱，以便我方處理。

發(fā)函者

2．主體。寫需要商洽、詢問、答復、聯系、請求批準或答復審批及告知的事項。

函，或去函和復函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較復雜，則分條列項書寫。

⒊　結語。不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方復函的，則用“盼復”、“望函復”、“請即復函”等語。請批函多以“請批準”、“請大力協助為盼”、“望能同意”、“望準予××是荷”等習慣用語收束。復函的結語常用“特此復函”、“特此回復”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。

五、注意問題

1．注意批請函與請示的區(qū)別，向有隸屬關系的上級機關請求指示、批準事項用請示，而向沒有隸屬關系的業(yè)務主管機關請求批準有關事項，則用請批函。主管機關答復請求審批事項，用審批函。

2．開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要轉彎抹角，切忌空話、套話和發(fā)空泛的議論。

3．一文一函，簡潔明了。

4．語言要規(guī)范得體，并體現函的用語特色。發(fā)函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關要尊重、謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復函，則態(tài)度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統、猶豫不定。

例二：

聯系函

敬啟者：

信用證修改事項說明如下：

根據我方收到的信用證，其付款規(guī)定為見票120天付款。但是我方所需要的，是見票即付信用證。此項規(guī)定已獲貴方同意并在貴方訂單上明確記載。因此，請貴方按單內說明修改。貨物將于本月二十交運，敬請貴方依照我方要求立即修改。

敬上

發(fā)函者

例三：

聯系函

敬啟者：

貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于本地季節(jié)性貿易不景氣，造成我方顧客付款極度緩慢。

此種原因，致使本公司暫時不便清償貨款總額。今天通過中國銀行，本公司以電報發(fā)出，貴方可在一兩天內收到。本公司希望貴方能了解我方困境并給我方以協助。

發(fā)函者